Bilan¶

Voir le bilan 2013

Organisation générale¶

Communication¶

Points positifs¶

• bonne fréquentation, donc on peut supposer que la comm' a été efficace
• comm' réseaux sociaux dense les dernières semaines
• communication aux intervenants précise et efficace
• inscriptions sur le site internet très pratique
• écran à l'entrée avec twitter et conférences à venir très classe

Points à améliorer¶

• mails prenom.nom@capitoledulibre.org pour les organisateurs

Communication sur l'événement¶

• pas assez d'affiches ni de flyers : trouver un juste milieu
• des listes de discussions non couvertes
• tous les sujets n'étaient pas couverts par les articles de blog
• pas eu de comm' réseaux sociaux pendant l'événement

Suggestion pour le site internet (côté comm')¶

• affichage du programme complet en tableau
• export .ics
• application mobile

Communication interne¶

• mieux communiquer les horaires aux intervenants

Logistique¶

Moyens techniques¶

Buvette¶

rentrées financières (infos Alex) : 546€

Points positifs¶

• le café et le thé de qualité
• prix thé et café ok
• quantité café et thé ok
• quantité petit déj bénévoles et intervenants ok
• toujours utile la machine à café

Points à améliorer¶

• gestion de la machine à café, pénurie de café pendant le rush
• consigne verres à mettre plus en avant
• boissons en canette pas fraîches
• plus de petites bouteilles d'eau
• du lait pour le thé / café
• pas assez de diversité pour le manger
• manque de place derrière la buvette
• pas de poubelles recyclage des cannettes

Repas¶

Points positifs¶

• pouvoir manger sur place, vraiment pratique
• gestion visiblement plus facile sur le moment
  • pas de préinscription donc pas courir après les personnes inscrites qui ne viennent pas au final
  • tickets pour le dimanche midi ouvert au public
• mise en place de 2 tables pour 6 personnes pour les repas de samedi et midi
• la paëlla a été appréciée
• idée de l'apéro buffet samedi soir, plus facile à gérer et plus convivial
• alternatives prévues pour les végétariens et autres régimes spécifiques
• les repas au Foy'

Points à améliorer¶

• les quantités !
  • le samedi midi on n'avait pas commandé assez chez bois&charbon, on a dû commander des pizza en plus: environ 110 personnes
  • le samedi soir on avait prévu pour 150, prévoir plutôt pour 250 (à vue de nez)
  • le dimanche midi c'était ok (paëlla + pizza) : 150 personnes ?
• pizza froides (c'est le problème avec les pizza)
• samedi soir : organiser les tables au centre
• timing : le public a dû partir à 21h30 car le poste secours incendie ne restait que jusqu'à cette heure, c'est un peu dommage
• manquait une liste de restaus dans le quartier pour ceux qui souhaitent manger au dehors
• toujours cette question juridique de vente d'alcool au public : un début de réponse sur services-publics, Buvettes et bars temporaires avec alcool
• proposer la paëlla éventuellement le samedi midi uniquement pour les bénévoles et les intervenants
• idée de camion pizza ou crêpe, même pendant tout l'après-midi ?

Boutique¶

Points positifs¶

• l'organisation avec Freewear
• assez de place pour les bénévoles

Points à améliorer¶

• prix des t-shirts ? certains les ont trouvés chers
• Quelques manques dans les références : des sweats, des tailles M
• diversifier les tshirts : idée de précommande ?

Sponsoring & Financement¶

Programme¶

Points positifs¶

• programme intéressant et varié
• bon enchaînement des conférences sur le jeu vidéo
• install party (le public semblait content)
• agencement des stands : grand public en bas, progression dans la technique quand on monte
• programme en braille très apprécié

Points à améliorer¶

• un membre de l'orga devrait être présent pour la première conf, comme une keynote qui lance l'événement
• pour la dernière conf également, un membre de l'orga pour conclure, remercier et quitter l'endroit
• thématiques en parallèle vraiment très nombreuses (trop ?)
• track multimedia & bureautique : « trop triste »
• ouverture au public en même temps que le début des confs : pas le temps de faire un tour des stands avant
• faire un affichage en tableau sur le site ou un export ical (voir retours sur le site)
• affichage trop petit sur les salles
• pas assez de programme papier pour le dimanche (500 exemplaires imprimés)
• erratum
  • imprimé à l'arrache, pas très bien fait, en trop petit nombre, pas inséré dans tous les programmes
  • affichage sur les salles non mises à jour
• gestion de salle
  • des conférences ont débordé de leurs horaires
  • difficultés techniques dans certaines salles, notamment bureautique pour le vidéo projecteur
  • pas de bénévole dans la salle bureautique !
• pas d'accès en avance aux PC pour y copier les slides sur les PC mis à dispo
• stands
  • manquait de grilles sur la mezzanine : elles étaient dispos mais pas montées
  • disposition chaises derrière les tables très « entretien d'embauche »
  • stands dans l'install party peu visitée
• on n'a pas fait de projection de films et animes libres

Suggestions en pratique¶

Thématiques & contenu¶

• une conférence d'introduction genre keynote, avec un membre de l'orga qui présente l'événement et l'intervenant de la keynote
• après la dernière conf du dimanche, un membre de l'orga pour conclure, remercier le public et les intervenants
• une vraie track multimedia
• une track jeux libres (pas seulement vidéo)
• une track culture libre
• un espace jeux, jeunesse (scratch, lan party, coding goûter, ...) (suggestion par l'École du Future qui seraient partants pour y participer)

bénévoles¶

• désigner un bénévole très en amont respo de chaque track :
  • gère les propositions pour sa thématique
  • accueille les intervenants
  • gère la salle (timing, présentation des intervenants) ou bien délègue à un autre bénévole
• anticiper le planning des bénévoles gestion de salle (qui peut être celui ou celle qui est respo de la track)
• désigner un respo stand
  • gère les propositions de stands,
  • établit la disposition
  • accueille les intervenants stands
• éventuellement un bénévole pour gérer toute la partie programmation, dont les bénévoles respos de track ?
• continuer à mutualiser toutes la communication avec les intervenants (voir retours comm interne)

affichage et programme papier¶

• on passe à 600 exemplaires ?
• impression erratum + nombreux également
• mise à dispo d'une imprimante le jour J ?

pour les intervenants¶

• une salle de repos et où poser ses affaires
• un espace partagé pour y déposer les slides avant la conférence