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Version 22 (Emmanuelle numahell, 24/11/2014 23:24) → Version 23/24 (Emmanuelle numahell, 24/11/2014 23:36)
h1. Bilan
Voir le "bilan 2013":http://toulibre.org/capitoledulibre2013:bilan
Les pads de debrief :
* "Debrief bénévoles":https://lite4.framapad.org/p/cdl2014-debrief
* "retours intervenants":https://lite5.framapad.org/p/cdl2014-retours-intervenants
* "retours public":https://lite5.framapad.org/p/cdl2014-retours-public
Points principaux à discuter :
* budget, financements, sponsor
* lieu, disposition spatiale
* organisation en amont, organisation de la partie programmation
* équipe pour l'année prochaine
h2. Organisation générale
h3. Organisation en amont de l'événement
"le pad de debrief":https://lite4.framapad.org/p/cdl2014-debrief-organisation-amont
* kernel un peu plus étoffé que cdl2013
* liste de discussion utile
* outil de gestion des tâches chili
* site internet pour gérer les propositions
* bons renforts arrivés dans les 3 dernières semaines
* gros travail sur la captation vidéo
h4. Points à améliorer
* toujours pas réussi à bien définir des respos par section : logistique repas, programme, sponsoring, ...
* liste de discussion, vraiment beaucoup de mails ^^
* période vraiment compliquée après la clôture de l'appel à conf, quasiment entièrement géré par guillaume (encore cette année)
** contacter tous les intervenants
** gérer les billets et les résa hôtel
** savoir d'où ils doivent venir
* toujours ce problème de gérer à la fois la comm' et une partie l'orga générale par une seule personne ou presque
* toujours compliqué les réunions à 10 ou 12 (n'est-ce pas)
h4. Suggestions
* découper plus les sections ?
* faire de vrais groupes de travail, qui avancent en parallèle ?
* désigner d'office des respos de groupes ?
* explorer d'autres méthodes que la do-ocratie ?
* ici votre suggestion :)
h2. Communication
h3. Points positifs
* bonne fréquentation, donc on peut supposer que la comm' a été efficace
* comm' réseaux sociaux dense les dernières semaines
* communication aux intervenants précise et efficace
* inscriptions sur le site internet très pratique
* écran à l'entrée avec twitter et conférences à venir très classe
h3. Points à améliorer
* mails prenom.nom@capitoledulibre.org pour les organisateurs
h4. Communication sur l'événement
* pas assez d'affiches ni de flyers : trouver un juste milieu
* des listes de discussions non couvertes
* tous les sujets n'étaient pas couverts par les articles de blog
* pas eu de comm' réseaux sociaux pendant l'événement
h4. Suggestion pour le site internet (côté comm')
* affichage du programme complet en tableau
* export .ics
* application mobile
h4. Communication interne
* mieux communiquer les horaires aux intervenants
h2. Logistique
h3. Moyens techniques
h3. Buvette
rentrées financières (infos Alex) : 546€
h4. Points positifs
* le café et le thé de qualité
* prix thé et café ok
* quantité café et thé ok
* quantité petit déj bénévoles et intervenants ok
* toujours utile la machine à café
h4. Points à améliorer
* gestion de la machine à café, pénurie de café pendant le rush
* consigne verres à mettre plus en avant
* boissons en canette pas fraîches
* plus de petites bouteilles d'eau
* du lait pour le thé / café
* pas assez de diversité pour le manger
* manque de place derrière la buvette
* pas de poubelles recyclage des cannettes
h3. Repas
h4. Points positifs
* pouvoir manger sur place, vraiment pratique
* gestion visiblement plus facile sur le moment
** pas de préinscription donc pas courir après les personnes inscrites qui ne viennent pas au final
** tickets pour le dimanche midi ouvert au public
* mise en place de 2 tables pour 6 personnes pour les repas de samedi et midi
* la paëlla a été appréciée
* idée de l'apéro buffet samedi soir, plus facile à gérer et plus convivial
* alternatives prévues pour les végétariens et autres régimes spécifiques
* les repas au Foy'
h4. Points à améliorer
* les quantités !
** le samedi midi on n'avait pas commandé assez chez bois&charbon, on a dû commander des pizza en plus: environ 110 personnes
** le samedi soir on avait prévu pour 150, prévoir plutôt pour 250 (à vue de nez)
** le dimanche midi c'était ok (paëlla + pizza) : 150 personnes ?
* pizza froides (c'est le problème avec les pizza)
* samedi soir : organiser les tables au centre
* timing : le public a dû partir à 21h30 car le poste secours incendie ne restait que jusqu'à cette heure, c'est un peu dommage
* manquait une liste de restaus dans le quartier pour ceux qui souhaitent manger au dehors
* toujours cette question juridique de vente d'alcool au public : un début de réponse sur "services-publics, Buvettes et bars temporaires avec alcool":http://vosdroits.service-public.fr/associations/F24345.xhtml#N100CD
* proposer la paëlla éventuellement le samedi midi uniquement pour les bénévoles et les intervenants
* idée de camion pizza ou crêpe, même pendant tout l'après-midi ?
h3. Boutique
h4. Points positifs
* l'organisation avec Freewear
* assez de place pour les bénévoles
h4. Points à améliorer
* prix des t-shirts ? certains les ont trouvés chers
* Quelques manques dans les références : des sweats, des tailles M
* diversifier les tshirts : idée de précommande ?
h2. Sponsoring & Financement
h3. Points positifs
* joli dossier sponsoring
h3. Points à améliorer
* pas mal de temps dépensé sur le dossier de sponsoring à pleins de personnes
* dossier de sponsoring envoyé très tard à nos sponsors 2013 et à d'autres
* lien avec les sponsors
* on va être hors budget (bilan financier prévu pour début 2015 ?)
* diversifier nos sources de financement
* billets de déplacement : pour éviter les ndf trop nombreuses, les intervenants n'avancent pas leur billet, c'est toulibre (ou un bénévole) qui paye directement
h3. Suggestions
* faire un bilan intermédiaire régulièrement ?
* pourquoi pas un respo budget qui travaille avec le trésorier de Toulibre ?
* gérer les remboursements sur le site internet plutôt que sur une page wiki ?
h2. Programme
h3. Points positifs
* programme intéressant et varié
* bon enchaînement des conférences sur le jeu vidéo
* install party (le public semblait content)
* agencement des stands : grand public en bas, progression dans la technique quand on monte
* programme en braille très apprécié
h3. Points à améliorer
* un membre de l'orga devrait être présent pour la première conf, comme une keynote qui lance l'événement
* pour la dernière conf également, un membre de l'orga pour conclure, remercier et quitter l'endroit
* thématiques en parallèle vraiment très nombreuses (trop ?)
* track multimedia & bureautique : « trop triste »
* ouverture au public en même temps que le début des confs : pas le temps de faire un tour des stands avant
* faire un affichage en tableau sur le site ou un export ical (voir retours sur le site)
* affichage trop petit sur les salles
* pas assez de programme papier pour le dimanche (500 exemplaires imprimés)
* erratum
** imprimé à l'arrache, pas très bien fait, en trop petit nombre, pas inséré dans tous les programmes
** affichage sur les salles non mises à jour
* gestion de salle
** des conférences ont débordé de leurs horaires
** difficultés techniques dans certaines salles, notamment bureautique pour le vidéo projecteur
** pas de bénévole dans la salle bureautique !
* pas d'accès en avance aux PC pour y copier les slides sur les PC mis à dispo
* stands
** manquait de grilles sur la mezzanine : elles étaient dispos mais pas montées
** disposition chaises derrière les tables très « entretien d'embauche »
** stands dans l'install party peu visitée
* on n'a pas fait de projection de films et animes libres
h3. Suggestions en pratique
h4. Thématiques & contenu
* une conférence d'introduction genre keynote, avec un membre de l'orga qui présente l'événement et l'intervenant de la keynote
* après la dernière conf du dimanche, un membre de l'orga pour conclure, remercier le public et les intervenants
* une vraie track multimedia
* une track jeux libres (pas seulement vidéo)
* une track culture libre
* un espace jeux, jeunesse (scratch, lan party, coding goûter, ...) (suggestion par l'École du Future qui seraient partants pour y participer)
h4. bénévoles
* désigner un bénévole très en amont respo de chaque track :
** gère les propositions pour sa thématique
** accueille les intervenants
** gère la salle (timing, présentation des intervenants) ou bien délègue à un autre bénévole
* anticiper le planning des bénévoles gestion de salle (qui peut être celui ou celle qui est respo de la track)
* désigner un respo stand
** gère les propositions de stands,
** établit la disposition
** accueille les intervenants stands
* éventuellement un bénévole pour gérer toute la partie programmation, dont les bénévoles respos de track ?
* continuer à mutualiser toutes la communication avec les intervenants (voir retours comm interne)
h4. affichage et programme papier
* on passe à 600 exemplaires ?
* impression erratum + nombreux également
* mise à dispo d'une imprimante le jour J ?
h4. pour les intervenants
* une salle de repos et où poser ses affaires
* un espace partagé pour y déposer les slides avant la conférence
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Voir le "bilan 2013":http://toulibre.org/capitoledulibre2013:bilan
Les pads de debrief :
* "Debrief bénévoles":https://lite4.framapad.org/p/cdl2014-debrief
* "retours intervenants":https://lite5.framapad.org/p/cdl2014-retours-intervenants
* "retours public":https://lite5.framapad.org/p/cdl2014-retours-public
Points principaux à discuter :
* budget, financements, sponsor
* lieu, disposition spatiale
* organisation en amont, organisation de la partie programmation
* équipe pour l'année prochaine
h2. Organisation générale
h3. Organisation en amont de l'événement
"le pad de debrief":https://lite4.framapad.org/p/cdl2014-debrief-organisation-amont
* kernel un peu plus étoffé que cdl2013
* liste de discussion utile
* outil de gestion des tâches chili
* site internet pour gérer les propositions
* bons renforts arrivés dans les 3 dernières semaines
* gros travail sur la captation vidéo
h4. Points à améliorer
* toujours pas réussi à bien définir des respos par section : logistique repas, programme, sponsoring, ...
* liste de discussion, vraiment beaucoup de mails ^^
* période vraiment compliquée après la clôture de l'appel à conf, quasiment entièrement géré par guillaume (encore cette année)
** contacter tous les intervenants
** gérer les billets et les résa hôtel
** savoir d'où ils doivent venir
* toujours ce problème de gérer à la fois la comm' et une partie l'orga générale par une seule personne ou presque
* toujours compliqué les réunions à 10 ou 12 (n'est-ce pas)
h4. Suggestions
* découper plus les sections ?
* faire de vrais groupes de travail, qui avancent en parallèle ?
* désigner d'office des respos de groupes ?
* explorer d'autres méthodes que la do-ocratie ?
* ici votre suggestion :)
h2. Communication
h3. Points positifs
* bonne fréquentation, donc on peut supposer que la comm' a été efficace
* comm' réseaux sociaux dense les dernières semaines
* communication aux intervenants précise et efficace
* inscriptions sur le site internet très pratique
* écran à l'entrée avec twitter et conférences à venir très classe
h3. Points à améliorer
* mails prenom.nom@capitoledulibre.org pour les organisateurs
h4. Communication sur l'événement
* pas assez d'affiches ni de flyers : trouver un juste milieu
* des listes de discussions non couvertes
* tous les sujets n'étaient pas couverts par les articles de blog
* pas eu de comm' réseaux sociaux pendant l'événement
h4. Suggestion pour le site internet (côté comm')
* affichage du programme complet en tableau
* export .ics
* application mobile
h4. Communication interne
* mieux communiquer les horaires aux intervenants
h2. Logistique
h3. Moyens techniques
h3. Buvette
rentrées financières (infos Alex) : 546€
h4. Points positifs
* le café et le thé de qualité
* prix thé et café ok
* quantité café et thé ok
* quantité petit déj bénévoles et intervenants ok
* toujours utile la machine à café
h4. Points à améliorer
* gestion de la machine à café, pénurie de café pendant le rush
* consigne verres à mettre plus en avant
* boissons en canette pas fraîches
* plus de petites bouteilles d'eau
* du lait pour le thé / café
* pas assez de diversité pour le manger
* manque de place derrière la buvette
* pas de poubelles recyclage des cannettes
h3. Repas
h4. Points positifs
* pouvoir manger sur place, vraiment pratique
* gestion visiblement plus facile sur le moment
** pas de préinscription donc pas courir après les personnes inscrites qui ne viennent pas au final
** tickets pour le dimanche midi ouvert au public
* mise en place de 2 tables pour 6 personnes pour les repas de samedi et midi
* la paëlla a été appréciée
* idée de l'apéro buffet samedi soir, plus facile à gérer et plus convivial
* alternatives prévues pour les végétariens et autres régimes spécifiques
* les repas au Foy'
h4. Points à améliorer
* les quantités !
** le samedi midi on n'avait pas commandé assez chez bois&charbon, on a dû commander des pizza en plus: environ 110 personnes
** le samedi soir on avait prévu pour 150, prévoir plutôt pour 250 (à vue de nez)
** le dimanche midi c'était ok (paëlla + pizza) : 150 personnes ?
* pizza froides (c'est le problème avec les pizza)
* samedi soir : organiser les tables au centre
* timing : le public a dû partir à 21h30 car le poste secours incendie ne restait que jusqu'à cette heure, c'est un peu dommage
* manquait une liste de restaus dans le quartier pour ceux qui souhaitent manger au dehors
* toujours cette question juridique de vente d'alcool au public : un début de réponse sur "services-publics, Buvettes et bars temporaires avec alcool":http://vosdroits.service-public.fr/associations/F24345.xhtml#N100CD
* proposer la paëlla éventuellement le samedi midi uniquement pour les bénévoles et les intervenants
* idée de camion pizza ou crêpe, même pendant tout l'après-midi ?
h3. Boutique
h4. Points positifs
* l'organisation avec Freewear
* assez de place pour les bénévoles
h4. Points à améliorer
* prix des t-shirts ? certains les ont trouvés chers
* Quelques manques dans les références : des sweats, des tailles M
* diversifier les tshirts : idée de précommande ?
h2. Sponsoring & Financement
h3. Points positifs
* joli dossier sponsoring
h3. Points à améliorer
* pas mal de temps dépensé sur le dossier de sponsoring à pleins de personnes
* dossier de sponsoring envoyé très tard à nos sponsors 2013 et à d'autres
* lien avec les sponsors
* on va être hors budget (bilan financier prévu pour début 2015 ?)
* diversifier nos sources de financement
* billets de déplacement : pour éviter les ndf trop nombreuses, les intervenants n'avancent pas leur billet, c'est toulibre (ou un bénévole) qui paye directement
h3. Suggestions
* faire un bilan intermédiaire régulièrement ?
* pourquoi pas un respo budget qui travaille avec le trésorier de Toulibre ?
* gérer les remboursements sur le site internet plutôt que sur une page wiki ?
h2. Programme
h3. Points positifs
* programme intéressant et varié
* bon enchaînement des conférences sur le jeu vidéo
* install party (le public semblait content)
* agencement des stands : grand public en bas, progression dans la technique quand on monte
* programme en braille très apprécié
h3. Points à améliorer
* un membre de l'orga devrait être présent pour la première conf, comme une keynote qui lance l'événement
* pour la dernière conf également, un membre de l'orga pour conclure, remercier et quitter l'endroit
* thématiques en parallèle vraiment très nombreuses (trop ?)
* track multimedia & bureautique : « trop triste »
* ouverture au public en même temps que le début des confs : pas le temps de faire un tour des stands avant
* faire un affichage en tableau sur le site ou un export ical (voir retours sur le site)
* affichage trop petit sur les salles
* pas assez de programme papier pour le dimanche (500 exemplaires imprimés)
* erratum
** imprimé à l'arrache, pas très bien fait, en trop petit nombre, pas inséré dans tous les programmes
** affichage sur les salles non mises à jour
* gestion de salle
** des conférences ont débordé de leurs horaires
** difficultés techniques dans certaines salles, notamment bureautique pour le vidéo projecteur
** pas de bénévole dans la salle bureautique !
* pas d'accès en avance aux PC pour y copier les slides sur les PC mis à dispo
* stands
** manquait de grilles sur la mezzanine : elles étaient dispos mais pas montées
** disposition chaises derrière les tables très « entretien d'embauche »
** stands dans l'install party peu visitée
* on n'a pas fait de projection de films et animes libres
h3. Suggestions en pratique
h4. Thématiques & contenu
* une conférence d'introduction genre keynote, avec un membre de l'orga qui présente l'événement et l'intervenant de la keynote
* après la dernière conf du dimanche, un membre de l'orga pour conclure, remercier le public et les intervenants
* une vraie track multimedia
* une track jeux libres (pas seulement vidéo)
* une track culture libre
* un espace jeux, jeunesse (scratch, lan party, coding goûter, ...) (suggestion par l'École du Future qui seraient partants pour y participer)
h4. bénévoles
* désigner un bénévole très en amont respo de chaque track :
** gère les propositions pour sa thématique
** accueille les intervenants
** gère la salle (timing, présentation des intervenants) ou bien délègue à un autre bénévole
* anticiper le planning des bénévoles gestion de salle (qui peut être celui ou celle qui est respo de la track)
* désigner un respo stand
** gère les propositions de stands,
** établit la disposition
** accueille les intervenants stands
* éventuellement un bénévole pour gérer toute la partie programmation, dont les bénévoles respos de track ?
* continuer à mutualiser toutes la communication avec les intervenants (voir retours comm interne)
h4. affichage et programme papier
* on passe à 600 exemplaires ?
* impression erratum + nombreux également
* mise à dispo d'une imprimante le jour J ?
h4. pour les intervenants
* une salle de repos et où poser ses affaires
* un espace partagé pour y déposer les slides avant la conférence
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